Dividendele se pot distribui numai din profitul firmei și numai în baza unei decizii a asociaților, luate cu respectarea regulilor privind situațiile financiare și rezervele. Faptul că în contul bancar există bani nu înseamnă că ei pot fi împărțiți: soldul din bancă și profitul distribuibil sunt lucruri diferite.
Ce este un dividend și de unde provine
Dividendul este partea din profitul net al unei societăți care revine asociaților, proporțional cu participarea lor, atunci când se hotărăște distribuirea. Profitul net rezultă după scăderea cheltuielilor și a impozitului pe profit sau a celui aferent regimului aplicat. Mai departe, o parte din el poate fi destinată rezervelor, iar ceea ce rămâne poate fi distribuit sau reinvestit. Pentru situația în care asociații vor să împartă profit înainte de încheierea anului, riscurile sunt tratate în materialul despre dividendele interimare și riscurile lor.
Greșeli frecvente și cum le eviți
Greșeala 1: confunzi banii din cont cu profitul
Un cont plin poate proveni din avansuri primite de la clienți, din credite, din taxe colectate dar neplătite sau din aporturi ale asociaților. Nimic din toate acestea nu este profit. Dacă împarți banii fără să verifici rezultatul contabil, riști să distribui sume care, în realitate, aparțin altcuiva sau care vor lipsi când vine scadența obligațiilor. Înainte de orice discuție despre dividende, ceri contabilului o situație a profitului realizat și a celui distribuibil.
Greșeala 2: ignori pierderile din anii anteriori
Dacă firma are pierderi contabile din perioade anterioare, ele trebuie acoperite înainte de a distribui profit. O firmă cu profit în anul curent, dar cu pierderi reportate, poate să nu aibă, de fapt, profit distribuibil. Verificarea se face la nivelul situațiilor financiare, nu al intuiției.
Greșeala 3: sari peste formalități
Distribuirea cere o hotărâre a asociaților, consemnată în scris, și o evidență corespunzătoare. Retragerile de bani din cont fără acest document se pot considera, în funcție de caz, plăți fără temei legal, cu consecințe fiscale și juridice. Chiar dacă firma are un singur asociat, hotărârea se întocmește și se păstrează.
Greșeala 4: uiți de impozitul pe dividende
Plata dividendelor atrage reținerea unui impozit, iar firma are obligația de a-l calcula, de a-l reține și de a-l vira la termen. Dacă omiți acest pas, apar diferențe și accesorii. Planifică distribuirea astfel încât banii pentru impozit să fie disponibili la momentul potrivit.
Greșeala 5: distribui în detrimentul stabilității firmei
Chiar dacă legal poți distribui, nu înseamnă că este înțelept. O firmă care își golește contul pentru dividende poate rămâne fără resursele necesare pentru salarii, furnizori sau investiții. Un echilibru prudent între retrageri și rezerve păstrează afacerea sănătoasă.
Cum arată corect procesul, în pași
- Se încheie exercițiul financiar și se întocmesc situațiile financiare.
- Se stabilește rezultatul și se verifică dacă există profit net de repartizat.
- Se acoperă, după caz, pierderile anterioare și se constituie rezervele cerute de lege.
- Asociații hotărăsc repartizarea profitului, inclusiv suma de distribuit ca dividende.
- Firma calculează și reține impozitul pe dividende, apoi plătește asociaților suma netă.
- Se virează impozitul la termen și se păstrează documentele în evidență.
Rolul rezervelor și al capitalului
Legea cere ca o parte din profit să fie reținută în rezerve, în limite stabilite, până când acestea ating un nivel prevăzut. Rezervele nu sunt o formalitate: ele protejează creditorii și stabilitatea firmei. De aceea, profitul distribuibil este întotdeauna mai mic decât profitul contabil total. Contabilul calculează suma exactă pe care o poți împărți, iar fiecare asociat primește partea proporțională cu participarea lui, dacă actele firmei nu prevăd altfel.
Ce înseamnă distribuirea în timpul anului
În anumite condiții, asociații pot hotărî distribuiri și înainte de încheierea anului financiar, pe baza unor situații intermediare. Procedura este mai pretențioasă, iar riscurile sunt mai mari: dacă la sfârșitul anului firma nu realizează profitul estimat, sumele distribuite pot ridica probleme și pot cere restituiri. Din acest motiv, practica merită abordată cu prudență și cu sprijinul unui specialist.
Cum verifici, în practică, dacă ai profit distribuibil
Cere contabilului trei informații: rezultatul net al exercițiului, existența unor pierderi reportate și suma rezervelor legale care mai trebuie constituite. Dacă rezultatul este pozitiv, pierderile sunt acoperite, iar rezervele sunt în regulă, diferența este profitul pe care îl poți propune spre distribuire. Verifică apoi dacă firma are lichiditățile necesare, pentru că profitul contabil nu garantează banii în cont. Uneori profitul este blocat în stocuri sau în creanțe, iar plata dividendelor devine posibilă abia după încasări.
Cum arată o politică prudentă de dividende
Firmele sănătoase își stabilesc o regulă internă: o parte din profit rămâne pentru dezvoltare, o parte pentru rezerve, iar ce rămâne se distribuie. Regula nu este scrisă în lege, dar aduce disciplină. În plus, face ca asociații să știe la ce să se aștepte și evită discuțiile tensionate la sfârșit de an. Dacă firma trece printr-o perioadă dificilă, politica permite reducerea sau amânarea distribuirii fără conflicte.
Un exemplu simplu de gândire corectă
Un asociat unic are în contul firmei o sumă mare, provenită dintr-un avans pentru o lucrare pe care firma încă nu a executat-o. Tentația este să considere banii disponibili. Contabilul îi explică faptul că avansul este o obligație față de client, nu profit, și că distribuirea ar crea un deficit când lucrarea trebuie finalizată. Soluția este să aștepte încheierea lucrării, să vadă rezultatul real și să decidă ulterior. Poate părea o amânare, dar protejează firma, relația cu clientul și poziția asociatului.
Pentru alte teme înrudite, poți consulta materialele despre impozitele firmelor, grupate pe categorii. Regula de reținut este simplă: mai întâi profitul, apoi hotărârea, apoi plata. Ordinea aceasta, respectată constant, te scutește de cele mai multe probleme cu dividendele.
